Por otra parte, el proceso comunicativo que implican los textos administrativos se caracteriza por su precisión y objetividad. En el plano morfológico, abusa de los tecnicismos y del subjuntivo. También incluye una gran cantidad de gerundios, participativos e infinitivos. Es importante tener en cuenta que el emisor suele aparecer representado en la tercera persona del singular.
En cuanto al aspecto sintáctico, el texto administrativo apela a las oraciones impersonales y pasivas reflejas, con uso de enumeraciones, de frases verbales nominalizadas y de complementos del nombre con preposición.
Respecto a la semántica, intenta utilizar un vocabulario específico para precisar la información transmitida, con la ausencia de términos polisémicos o sinonímicos que puedan generar interpretaciones equivocadas.
La estructura de los textos administrativos incluye un primer párrafo de encabezamiento (donde se enumeran los datos de la persona que remite la instancia o realiza la solicitud), continúa con uno o dos párrafos con la exposición de los argumentos que llevan a la petición o a la solicitud, sigue con un párrafo que señala en forma precisa cuál es la petición y finaliza con una despedida donde se hace mención al lugar y la fecha.
Este tipo de estructuras tan rígidas logran que la coherencia del texto se encuentre asegurada, alcanzando la objetividad y la precisión que requieren esta clase de formas textuales.
Entre los textos administrativos más importantes, se encuentran las actas, los certificados, las instancias y los contratos.
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